Visão Geral de Privacidade
A CertoFStamp adota práticas responsáveis para tratar dados pessoais relacionados aos serviços de verificação de contratos e suporte notarial. Nosso compromisso é limitar a coleta ao estritamente necessário, aplicar medidas técnicas e administrativas apropriadas para proteção das informações e manter transparência sobre finalidades e direitos dos titulares. As operações de tratamento realizadas visam permitir a validação documental, a prestação de serviços notariais e o cumprimento de obrigações legais e contratuais. Para questões específicas sobre privacidade, contate nossa equipe conforme indicado nesta política.
Definições
Os termos usados nesta política têm o significado atribuído a seguir para facilitar a compreensão das práticas de tratamento de dados aplicadas pela CertoFStamp no contexto de verificação de contratos e suporte notarial.
Coleta de Dados
Coletamos dados necessários para prestar serviços de verificação e suporte notarial com eficiência e conformidade. A natureza dos dados varia conforme o serviço contratado e as exigências legais ou contratuais associadas a cada caso.
Dados fornecidos pelo usuário
Os dados abaixo podem ser solicitados diretamente ao usuário ou ao responsável pelo envio de documentos para verificação e execução de atos notariais:
- Nome completo, documentos de identificação (RG, CPF ou equivalentes), e informações de contato (e-mail e telefone).
- Dados contratuais e comerciais constantes dos documentos submetidos para verificação (partes, objeto, documentos e cláusulas relevantes).
- Cópias de documentos digitalizados para fins de autenticação e reconhecimento de assinaturas.
- Informações de representantes legais, procurações e dados de testemunhas quando exigido para atos notariais.
- Dados de pagamento e faturamento quando aplicável ao serviço contratado.
- Preferências de comunicação e autorizações expressas para procedimentos específicos de verificação ou envio de provas.
Dados coletados automaticamente
Coletamos também dados técnicos automaticamente durante o uso de nossa plataforma para fins operacionais, segurança e melhoria de serviços:
- Endereço IP e informações de conexão utilizadas para segurança e prevenção de fraude.
- Dados de uso da plataforma, incluindo páginas acessadas e atividades realizadas para análise de desempenho.
- Identificadores de dispositivos e métricas de desempenho de sessão.
- Dados de logs de sistema relacionados a uploads de documentos e processos de verificação.
- Informações de cookies e preferências de configuração do usuário.
- Registros de erros e eventos de segurança para resposta a incidentes e melhoria contínua.
Dados provenientes de terceiros
Em determinadas situações, podemos receber dados de terceiros para complementar processos de verificação documental ou cumprir exigências legais:
- Fornecedores de verificação de identidade e serviços de validação documental autorizados.
- Autoridades públicas e cartórios quando requisitado para atos notariais ou conformidade regulatória.
- Parceiros de integração tecnológica que facilitam a prestação do serviço, mediante cláusulas contratuais que asseguram confidencialidade.
Finalidades do Tratamento
As finalidades do tratamento de dados incluem tarefas necessárias para operacionalizar o serviço contratado, cumprir obrigações legais e manter a segurança das operações:
- Verificação de autenticidade e integridade de contratos e documentos.
- Prestação de suporte notarial remoto ou coordenação de atos presenciais.
- Geração de relatórios e registros auditáveis relacionados aos serviços prestados.
- Prevenção e detecção de fraudes, além de atividades de segurança cibernética.
- Cumprimento de obrigações legais, fiscais ou regulatórias aplicáveis.
- Gestão administrativa, operacional e de cobrança quando aplicável.
- Melhoria contínua dos serviços mediante análises agregadas de uso.
- Comunicação com clientes sobre status de serviços, atualizações e exigências documentais.
Base legal para o tratamento
O tratamento de dados realizado pela CertoFStamp apoia-se nas bases legais aplicáveis, conforme a natureza do dado e a finalidade do processamento:
- Execução de contrato ou medidas pré-contratuais: para viabilizar a prestação dos serviços contratados.
- Cumprimento de obrigação legal ou regulatória: quando exigido por autoridades ou normas aplicáveis ao ato notarial.
- Legítimo interesse: para segurança, prevenção de fraudes e manutenção da integridade dos serviços, observado o balanço com direitos dos titulares.
- Consentimento: quando aplicável para finalidades específicas que exijam autorização explícita do titular.
Direitos do Titular
Reconhecemos os direitos dos titulares sobre seus dados e adotamos procedimentos para facilitar seu exercício, observando normas locais e internacionais relevantes.
- Direito de acesso: o titular pode solicitar confirmação sobre o tratamento e acesso às informações pessoais.
- Direito de retificação: correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Direito à eliminação: quando aplicável e observado o prazo legal para retenção documental.
- Direito à portabilidade: quando tecnicamente viável, fornecimento de dados em formato estruturado e legível por máquina.
- Direito de oposição: oposição ao tratamento em determinadas circunstâncias legalmente previstas.
- Direito de oposição a decisões automatizadas: possibilidade de revisão humana em processos que envolvam decisões automatizadas relevantes.
Compartilhamento de Dados
Compartilhamos dados pessoais apenas quando necessário para a prestação do serviço, mediante contratos que assegurem confidencialidade, ou quando exigido por lei:
- Prestadores de serviços de verificação e validação documental contratados pela CertoFStamp.
- Instituições notariais e cartórios para realização de atos presenciais quando solicitado pelo usuário.
- Autoridades públicas e órgãos reguladores quando houver obrigação legal.
- Fornecedores de infraestrutura tecnológica e segurança da informação que suportam a plataforma.
- Auditores e consultores contratados para fins de conformidade e revisão técnica.
- Partes autorizadas pelo titular mediante consentimento expresso ou cláusula contratual específica.
Transferências Internacionais
Quando necessário, dados podem ser transferidos para provedores em outras jurisdições para suportar serviços ou integrações. Tais transferências ocorrem com salvaguardas contratuais e técnicas adequadas para manter níveis de proteção compatíveis com a legislação aplicável.
Asseguramos cláusulas contratuais, avaliações de risco e controles técnicos apropriados antes de realizar transferências internacionais, bem como monitoramento contínuo dos parceiros envolvidos.
Retenção de Dados
Os dados são retidos apenas pelo tempo necessário para cumprir finalidades legítimas, obrigações legais e requisitos de auditoria. Critérios para retenção incluem a natureza do dado, finalidade do tratamento e prazos legais aplicáveis.
Dados de cadastro e conta do usuário serão mantidos enquanto a conta estiver ativa e por um período adicional conforme obrigações legais e de auditoria.
Comunicações e mensagens relacionadas a solicitações de verificação serão mantidas durante o período necessário para gestão do caso e resolução de eventuais divergências.
Logs de sistema, registros de acesso e trilhas de auditoria serão mantidos por prazos compatíveis com requisitos de segurança e verificações, observando limites legais aplicáveis.
Mantemos registros pessoais pelo tempo necessário para cumprir obrigações legais, resolver disputas e fazer cumprir nossos acordos, normalmente por até cinco anos quando aplicável à legislação fiscal e contratual brasileira. Quando não houver justificativa legal para retenção, procedemos à eliminação segura dos dados mediante solicitação válida do titular, mediante verificação de identidade. Solicitações de exclusão são avaliadas para garantir que não conflitem com obrigações legais ou com a necessidade de preservação para fins de segurança e auditoria.
Segurança dos Dados
CertoFStamp aplica procedimentos técnicos e administrativos para reduzir riscos de acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição de dados. Nossas práticas incluem controle de acesso baseado em função, digital de dados em trânsito e em repouso quando apropriado, e auditorias regulares de conformidade. A equipe responsável por segurança realiza avaliações periódicas de vulnerabilidade e atualizações para manter práticas alinhadas com normas do mercado e exigências aplicáveis.
- Digital de comunicações e armazenamento de credenciais sensíveis conforme padrões do setor.
- Controle de acesso por perfis, autenticação multifator para contas administrativas e logs de auditoria.
- Procedimentos de resposta a incidentes, backups regulares e testes de recuperação para minimizar impacto operacional.
Exercício de Direitos
Titulares de dados têm direitos previstos na legislação aplicável; para exercer qualquer direito é exigida verificação de identidade básica e detalhes suficientes para localizar os dados em nossos sistemas.
- Direito de acesso às informações pessoais que mantemos sobre o titular.
- Direito de retificação para corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Direito à eliminação ou anonimização dos dados quando aplicável e em conformidade com obrigações legais.
- Direito de portabilidade dos dados em formato estruturado, de uso corrente e legível por máquina, quando aplicável.
- Direito de limitação do tratamento quando contestada a precisão dos dados ou quando o tratamento for ilícito.
- Direito de oposição ao tratamento para finalidades específicas, incluindo marketing direto.
- Direito de retirar consentimento a qualquer momento, sem afetar o tratamento baseado em consentimento anterior e realizado de forma legítima.
- Direito de apresentar reclamação junto à autoridade de proteção de dados competente caso entenda que houve violação de seus direitos.
Como Solicitar Exercício de Direitos
Solicitações relativas aos direitos do titular podem ser encaminhadas por e-mail ou formulário de contato no site, indicando nome completo, documento de identificação e descrição do pedido. Para proteção dos titulares, poderemos requerer documentos adicionais que comprovem identidade. Responderemos com informações claras sobre as atividades adotadas e eventuais limitações legais.
Procuraremos responder às solicitações em até 30 dias corridos a partir do recebimento da solicitação válida; em casos complexos, o prazo pode ser estendido, sendo informado o titular sobre a necessidade de prazo adicional.
Comunicações de Marketing
Utilizamos dados de contato para informar sobre atualizações de serviços, ofertas e eventos somente quando houver base legal adequada, como consentimento ou interesse legítimo. As comunicações são enviadas de forma segmentada e relevante para o perfil do destinatário, com possibilidade clara de recusa.
Para cancelar o recebimento de comunicações de marketing, o titular pode usar o link de descadastro presente em todas as mensagens eletrônicas ou solicitar a remoção via contato disponível no site. O procedimento de exclusão será processado em prazo compatível com sistemas de envio, normalmente em poucos dias úteis.
Proteção de Dados de Menores
CertoFStamp não presta serviços direcionados a menores de idade sem o consentimento dos responsáveis legais. Não solicitamos intencionalmente dados pessoais de menores; caso identifiquemos que dados de menor foram fornecidos sem autorização adequada, tomaremos medidas para eliminar tais informações após verificação identificadora.
Links para Terceiros
Nosso site pode conter links para sites de terceiros que possuem políticas de privacidade próprias. Não nos responsabilizamos por práticas desses sites. Recomendamos a leitura das políticas e termos de serviços de terceiros antes de fornecer informações pessoais.
Alterações na Política de Privacidade
Eventuais alterações na política de privacidade serão publicadas no site com a data de revisão e, quando relevantes, comunicadas por e-mail aos usuários cadastrados. Mudanças que afetem significativamente o tratamento de dados pessoais serão explicitadas para facilitar a compreensão das novas práticas.